IHR MAILARCHIV – VERFÜGBAR UND FLEXIBEL

Rechtssichere Mailarchivierung nach gesetzlichen Vorgaben – mit Mehrwert

Damit Ihre digitale Geschäftspost den Anforderungen entspricht

GESETZ ZUR REVISIONSSICHEREN AUFBEWAHRUNG VON GESCHÄFTSDOKUMENTEN

Die rechtssichere Archivierung von Geschäftsdokumenten schließt bereits sei Jahren auch E-Mails ein und stellt in Deutschland eine wichtige Anforderung für Unternehmen dar, um den gesetzlichen Bestimmungen gerecht zu werden. Der Hauptgrund für die Notwendigkeit einer rechtssicheren Archivierung liegt in der Erfüllung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und der Gewährleistung von Compliance. Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) sind Unternehmen verpflichtet, geschäftsrelevante Dokumente und Korrespondenzen, zu denen auch E-Mails gehören können, für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Diese Aufbewahrungsfristen betragen in der Regel zehn Jahre für buchführungsrelevante Unterlagen und sechs Jahre für Geschäftsbriefe.

Die rechtssichere Mailarchivierung muss dabei bestimmte Kriterien erfüllen, um als revisionssicher zu gelten. Dazu gehören die Unveränderbarkeit und Vollständigkeit der archivierten Daten, der Schutz vor Verlust, die jederzeitige Verfügbarkeit und die Nachvollziehbarkeit der Aufbewahrung. Das bedeutet, dass einmal gespeicherte Informationen nicht nachträglich verändert oder gelöscht werden dürfen und jederzeit für Prüfungen durch Behörden zugänglich sein müssen.

VORGABEN DER GOBD FÜR STEUERRELEVANTE DOKUMENTE

Zusätzlich fordert das Gesetz zur Regelung der elektronischen Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr, dass elektronische Rechnungen, die häufig per E-Mail versendet werden, unter Einhaltung der genannten Kriterien archiviert werden müssen. Dies unterstreicht die Notwendigkeit einer systematischen und gesetzeskonformen Archivierungslösung für E-Mails in Unternehmen.

Die rechtssichere Mailarchivierung dient somit nicht nur der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern schützt Unternehmen auch vor rechtlichen Risiken, wie Bußgeldern oder Nachteilen in Rechtsstreitigkeiten, da die archivierten E-Mails als Beweismittel dienen können. Die Implementierung einer solchen Mailarchivierungslösung ist daher ein wichtiger Schritt für die rechtliche Absicherung und die Compliance eines Unternehmens.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, sind eine Richtlinie in Deutschland, die die Anforderungen des Finanzamtes an die Buchführung und Aufbewahrung von relevanten Dokumenten und elektronischen Daten in Unternehmen definiert. Diese Richtlinie löste zum 1. Januar 2015 die bisherigen Regelungen, die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei computergestützten Verfahren (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), ab.

Für Unternehmen bedeutet die Einhaltung der GoBD konkret, dass sie ihre Buchhaltungsprozesse so gestalten müssen, dass alle geschäftsrelevanten Daten und Dokumente (einschließlich E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind) vollständig, richtig, zeitgerecht und ordnungsgemäß erfasst, verarbeitet, gespeichert und jederzeit für eine mögliche Betriebsprüfung zugänglich gemacht werden können. Die Daten müssen dabei in einem format- und medienbruchfreien Prozess elektronisch aufbewahrt werden, so dass sie innerhalb einer angemessenen Frist ausgewertet und einem Prüfer in lesbarer Form zur Verfügung gestellt werden können.

Die GoBD verlangen auch, dass die verwendeten IT-Systeme so eingerichtet sind, dass Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist unveränderbar und geschützt vor Manipulationen aufbewahrt werden. Zudem müssen Unternehmen ein internes Kontrollsystem (IKS) implementieren, das die Einhaltung der GoBD-Richtlinien überwacht.

Nichtbeachtung oder Verstöße gegen die GoBD können zu steuerrechtlichen Nachteilen, wie etwa Hinzuschätzungen, Bußgeldern oder sogar strafrechtlichen Konsequenzen führen. Die GoBD stellen somit einen wichtigen Bestandteil der Compliance in der Unternehmensführung dar und erfordern eine sorgfältige Planung und Umsetzung der IT- und Buchführungssysteme.

VORTEILE DER NUTZUNG EINER HOSTED MAILARCHIVIERUNG

• geringere Investitionskosten, da Hardware und Systeme nur noch nach monatlichem Bedarf gemietet werden
• Entlastung der lokalen IT-Infrastruktur und des Mail-Servers  
• Räumlich unbegrenzte Verfügbarkeit (Homeoffice und mobiles Arbeiten)
• Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten
• GOBD-Konformität für digitale Rechnungen inkl. Verfahrensdokumentation
• Indexierung von sämtlichen Dokumenten – E-Mail-Anhängen – die archiviert werden
• professionelle E-Mail-Suche über Browser, Client oder direkt per Addin aus Outlook
• automatisierte Datensicherung der gesamten Mailarchive über die komplette Laufzeit
• kein zusätzlicher Administrativer aufwand für Wartung und Pflege
• volle Kostenkontrolle und transparente Planbarkeit durch monatliche Festpreise
• automatisierte Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien
• Zugriffsmanagement bei ausgeschiedenen Mitarbeitenden